Legater og stipendier

Regler for udbetaling af legater til udenlandske studerende, gæsteforskere mm.

  • +

    1. Formål

    at sikre en betryggende administration af legatudbetalinger til udenlandske studerende, gæsteforskere mm.
    at sikre en korrekt indberetning til Skat af udbetalinger.

  • +

    2. Ansvarlig

    Lederen af det institut eller anden organisatorisk enhed hos AAU, som ønsker at udbetale et legat, har ansvaret for at udfylde standardblanket jf. bilag 1 til 5 og fremsende den i attesteret stand til lønkontoret.

    Lederen har ligeledes ansvaret at formalia er i orden jf. pkt. 4.2. Der kan der evt. indhentes rådgivning fra HR-afdelingen om ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse, mens lønkontoret kan være behjælpelig i forbindelse med skattereglerne.

    Afdelingsleder for lønkontoret har ansvaret for, at udbetalinger via SLS sker iht. gældende regler med henblik på korrekt indberetning til Skat af udbetalte legater.

  • +

    3. Afgrænsning

    Denne forretningsgang omfatter tilfælde, hvor en udbetaling til en udenlandsk studerende, forsker m.v. kan defineres som udbetaling af et legat.

    Udbetaling af legater er et gråzone område, hvor der skal ske nogle afgrænsninger til refusion af rejseomkostninger, udbetaling af timedagpenge og udbetaling af løn (på grundlag af en ansættelseskontrakt, og vil dermed køre som et alm. ansættelsesforhold).

    REFUSION AF REJSEOMKOSTNINGER / TIMEDAGPENGE CTR. LEGATER

    Timedagpenge og refusion af rejseomkostninger kan kun udbetales til ansatte hos AAU, herunder gæsteforelæsere. Gæsteforskere kan ikke få udbetalt timedagpenge. Gæsteforelæsere kan modtage timedagpenge og få refunderet rejseomkostninger. De har et konkret defineret formål med rejsen hertil, nemlig at udføre en til flere forelæsninger, som de får et vederlag for iht. regler om gæstehonorarer. Derfor sidestilles de med øvrige ansatte personer hos AAU, som kan få timedagpenge og refusion af rejseomkostninger iht. tjenesterejsecirkulæret.

    Uden for tjenesterejsecirkulæret kan der betales faktiske dokumenterede rejseudgifter, under forudsætning af, at disse opfylder samme dokumentationskrav som øvrige udgifter, der dækkes af AAU (f.eks. vedrører aktivitet på AAU, leverandørfaktura, originalbillet ol.). Satser iht. tjenestemandscirkulæret er vejledende mht. niveauet for refusion af rejseomkostninger.

    LØN CTR. LEGAT

    Udbetaling af et legat er kendetegnende ved at være udbetaling af et tilskud til en udenlandsk gæst, som opholder sig her i landet hos AAU - typisk i uddannelsesøjemed enten som et led i en påbegyndt uddannelse eller erhvervet uddannelse i hjemlandet -, og som opnår en form for udbytte af besøget. Opholdet må ikke være af længere varende karakter, således betalingen kan sidestilles med en løbende aflønning for et udført arbejde. Et legat er kendetegnende ved at være ”et tilskud til dækning af opholdsudgifter her i landet”.

    Udbetaling af løn er kendetegnende ved at være udbetaling af et vederlag til en udenlandsk forelæser / forsker / studerende for udførsel af en aktivitet (tjenesteydelse), hvor AAU opnår en gevinst / et udbytte / får løst en opgave, og hvor anvendelsen af udbetalingen ikke på forhånd er disponeret, som det f.eks. er tilfældet med et legat/tilskud (dækning af udgifter til bolig og undervisning etc.), dvs. personen disponerer selv over udbetalingens anvendelse.

    Når der er tale om udbetaling af løn, skal der udarbejdes en ansættelseskontrakt, så det sikres, at løn- og ansættelsesvilkår svarer til de overenskomstaftalte vilkår. Her følges normale ansættelsesprocedurer hos AAU. Her skal man være opmærksom på § 48E-beskatningsreglen (nærmere beskrevet på lønkontorets hjemmeside under ”Beskatning udlændinge”).

    Generelt skal det pointeres, at hvorvidt en ydelse er skattepligtig er uafhængig af evt. definitioner / betegnelser hos AAU. Skattecenter Aalborg ser på det reelle / konkrete indhold af tilknytningsforholdet mellem ydelsesmodtager og ydelsesgiver.

    OPLYSNINGSPLIGT CTR. SKATTEPLIGT

    Kildeskattelovens (KSL) § 1: fastsætter fuld skattepligt
    Kildeskattelovens (KSL) § 2: fastsætter den begrænset skattepligt.

    Disse bestemmelser fastlægger, hvornår der er skattepligt til Danmark. KSL definerer ligeledes A-indkomst og B-indkomst.

    Skattekontrolloven (SKL): fastsætter regler for bl.a. en arbejdsgivers oplysningspligt.
    Der kan godt være tale om, at en ydelse defineres som B-indkomst, men ikke er skattepligtig her i landet. Her kommet dobbeltbeskatningsregler ligeledes ind i billedet. En arbejdsgiver kan godt have oplysningspligt til Skat selv om en ydelse ikke er skattepligtig for modtageren her i landet.

  • +

    4. Termin og fremgangsmåde

    4.1. TYPER AF LEGATER

    Hos AAU omfatter området legater følgende udbetalinger (klik på nedenstående stipendier for yderligere information samt blanket i forbindelse med udbetaling):

    Eksternt finansierede stipendier (f.eks. Oticon)
    Scholarstipendier til udenlandske studerende indskrevet på et studie ved AAU
    Traineestipendier  (dækning af opholdsudgifter til personlige fornødenheder, kost, logi og lommepenge)
    Forskningsårsstuderende

    EU-stipendier / Andre stipendier til udenlandske Ph.d.-stipendiater der er kortvarigt i DK som led i deres udenlandske ph.d.-stipendie

    4.2. FORMALIA

    Lederen af et institut eller anden organisatorisk enhed hos AAU har ansvaret for at følgende formalia er i orden:

    ansøgning om skattefritagelse / skattetrækkort hos Skattecenter Aalborg (eller evt. bevillingsskrivelse fra legatgiver, som angiver en generel skattefritagelse for et givet område)
    opholds- og evt. arbejdstilladelse
    indhenter oplysninger om navn, adresse, cpr.nummer og bankkontonummer
    evt. ansættelseskontrakt ifm. længerevarende ansættelsesforhold

    Lederen af lønkontoret har ansvaret for, at der på grundlag af registreringer i SLS sker korrekt og rettidig indberetning til Skat af et kalenderårs udbetalinger til udenlandske studerende, gæste-forskere mm.

    4.3. PROCEDURE

    Følgende procedure følges, når man ønsker at udbetale legater:

    Standardblanket jf. bilag 1-5 udfyldes, attesteres og fremsendes til lønkontoret, som indberetter udbetalingen til lønsystemet SLS. Hvis der er tale om et længerevarende gæste- / ansættelsesforløb skal ansættelsen foretages via HR-afdelingen (ordinær ansættelse).

    Ansøgning om skatteforhold fremsendes til Skattecenter Aalborg (kopi vedlægges blanketten til lønkontoret). I tilfælde hvor der er givet en generel skattefritagelse iht. en bevillingsskrivelse fra legatgiver og/eller Skattecenter Aalborg, vedhæftes denne standardblanketten.

    Varighed på ophold skal angives.

    Udbetalingsperiode angives (fra den første i en måned med årstal til sidste dag i en måned med årstal) samt det månedlige udbetalte beløb. Hvis man har nogle regler om time-/ugesatser omregnes de til en månedsløn i en given udbetalingsperiode. Dvs. hvis man har en ugetakst på x kr. og vedkommende er her i 7 uger i januar og februar måned. Udbetalingsperiode vil være 01.01.xx – 28.02.xx og månedsløn (x*7)/2.

    Udbetalingsform angives såfremt opholdet er under 1 måneds varighed (afhenter beløbet under opholdet eller overførsel til udenlandsk bank).

    Kopi af evt. opholds- og arbejdstilladelse skal vedlægges blanketten til lønkontoret.

  • +

    5. Dokumentation

    Lønblanketter og registreringer heraf i SLS udgør dokumentation for udbetaling til legatmodtager.

    SLS genererer selv uddatamateriale til indberetning af udbetalte legater til Skat på grundlag af cpr.nummer / fødselsdato mm., der er indberettet på de pågældende legatmodtagere.

  • +

    6. Opholds- og arbejdstilladelse til gæsteforskere

  • +

    Typer af legater

EU-stipendier (A) og andre stipendier til udenlandske ph.d-stipendiater (b) og (c)

  • +

    (A) EU-stipendier

    Stipendier udbetalt iht. en kontrakt med EU-kommisionen f.eks. Marie Currie Fellow stipendier.

    Stipendiet ydes til Ph.D.-stipendiater fra EU-lande, der opholder sig her i landet hos AAU som led i deres phd.-stipendie. Stipendiatens vejleder i hjemlandet skal bekræfte, at opholdet er led i personens phd.-stipendie i hjemlandet. Dvs. de har et fast tilknytningsforhold til et andet Universitet i hjemlandet. Stipendiet ydes til dækning af omkostninger ved ophold her i landet og må max. udgøre 1200 EURO pr. måned.

    Hvis opholdet i Danmark ikke overstiger 365 dage og Ph.D.-stipendiaten vedvarende er indkomstskattepligtig til hjemlandet vil den skattemæssige behandling ske i henhold til kildeskattelovens § 8, stk. 2. Hvis opholdetoverstiger 365 dage og Ph.D.-stipendiaten vedvarende er indkomstskattepligtig til hjemlandet, vil denskattemæssige behandling for de første 365 dage normalt ske efter kildeskattelovens § 8, stk. 2. Fra den 366. dag vil der under alle omstændigheder være tale om et skattepligtigt stipendium. Ved ophold under 365 dage kræves der ikke en attesteret bopælsblanket som dokumentation for vedvarende skattepligt til hjemlandet.

    Der skal søges om skattefritagelse / skattekort hos Skattecenter Aalborg jf. blanketter og skrivelser på lønkontorets hjemmeside. Det angives på blanketten at der er tale om "EU-stipendier" samt hvilket stipendium der er tale om f.eks. Marie Currie Fellow eller "eksterne midler til en i hjemlandet Ph.D.-stipendiater". Der kan ansøges om skattefritagelse / skattekort samlet for modtagere af midler fra et bestemt EU-program/projekt.

    EU-stipendier og stipendier fra eksterne midler betragtes som B-indkomst. Indberetning til Skat vil ske automatisk via SLS (lønsystemet), uanset om beløbet er skattefrit i Danmark eller ej.

    Max. 1 år

  • +

    (B) Stipendier til udenlandske ph.d.-stipendiater (indskrevet som ph.d.-stipendiat i hjemlandet)

    Stipendier udbetalt fra eksterne medler til en udenlandsk Ph.D.-stipendiat, der kortvarigt opholder sig her i landet som led i personens ph.d.-stipendie i udlandet. Stipendiatens vejleder i hjemlandet skal bekræfte, at opholdet er som led i deres ph.d.-stipendie i hjemlandet.

    Hvis opholdet i Danmark ikke overstiger 365 dage og Ph.D.-stipendiaten vedvarende er indkomstskattepligtig til hjemlandet vil den skattemæssige behandling ske i henhold til kildeskattelovens § 8, stk. 2. Hvis opholdet overstiger 365 dage og Ph.D.-stipendiaten vedvarende er indkomstskattepligtig til hjemlandet, vil den skattemæssige behandling for de første 365 dage normalt ske efter kildeskattelovens § 8, stk. 2. Fra den 366. dag vil der under alle omstændigheder være tale om et skattepligtigt stipendium. Ved ophold under 365 dage kræves der ikke en attesteret bopælsblanket som dokumentation for vedvarende skattepligt til hjemlandet.

    Der skal søges om skattefritagelse / skattekort hos Skattecenter Aalborg jf. blanketter og skrivelser på lønkontorets hjemmeside. Det angives på blanketten at der er tale om "EU-stipendier" samt hvilket stipendium der er tale om f.eks. Marie Currie Fellow eller "eksterne midler til en i hjemlandet Ph.D.-stipendiater". Der kan ansøges om skattefritagelse / skattekort samlet for modtagere af midler fra et bestemt EU-program/projekt.

    EU-stipendier og stipendier fra eksterne midler betragtes som B-indkomst. Indberetning til Skat vil ske automatisk via SLS (lønsystemet), uanset om beløbet er skattefrit i Danmark eller ej.

    Max. 1 år

  • +

    (C) Stipendier til udenlandske ph.d.-stipendiater (Indskrevet som ph.d.-stipendiat på AAU)

    Stipendie udbetalt til en person der indskrives som Ph.D.-stipendiat på AAU. Personen opholder sig i Danmark i 3 år - dog afbrudt af udlandsophold.

    Der vil være tale om et skattepligtigt stipendium. Personen er fuld skattepligtig efter kildeskattelovens § 1 stk. 1. Undtagelsesbestemmelserne i kildeskattelovens § 8 stk. 2 (jf. ovenstående) gør sig ikke gældende.

    Der skal søges om skattekort hos Skattecenter Aalborg jf. blanketter og skrivelser på lønkontorets hjemmeside. Det angives på blanketten at der er tale om "Andre stipendier til udenlandske Ph.D.-stipendiater, som indskrives som Ph.D.-stipendiat på AAU".

    Max. 3 år

    Udbetalinger konteres på art 529014 EU-stipendier.

  • +

    Blanketter

Eksternt finansierede stipendier, forskningsårsstuderende og tranieestipendier

  • +

    Eksternt finansierede stipendier

    Her er tale om udenlandske studerende, der er indskrevet på et studie ved AAU, der modtager et stipendium, som gives af AAU på grundlag af en bevilling fra en samarbejdspartner, f.eks. Oticon.

    Der er tale om et stipendium som udbetales til den studerende fordi hun/han er studerende og ikke fordi hun/han udfører arbejde for samarbejdspartneren eller AAU.

    Hvis opholdet i Danmark ikke overstiger 365 dage og den studerende vedvarende er indkomstskattepligtig til hjemlandet vil den skattemæssige behandling ske i henhold til kildeskattelovens § 8, stk. 2. Hvis opholdet overstiger 365 dage og den studerende vedvarende er indkomstskattepligtig til hjemlandet, vil den skattemæssige behandling for de første 365 dage normalt ske efter kildeskattelovens § 8, stk. 2. Fra den 366. dag vil der under alle omstændigheder være tale om et skattepligtigt stipendium. Ved ophold under 365 dage vil der ikke blive krævet en attesteret bopælsblanket som dokumentation for vedvarende skattepligt til hjemlandet.

    Der skal søges om skattefritagelse / skattekort hos Skattecenter Aalborg jf. blanketter og skrivelser på lønkontorets hjemmeside. På blanketten angives at der er tale om ”Eksternt finansierede stipendier” samt hvem samarbejdspartneren er. Det skal angives hvornår den studerende har startet sit ophold i Danmark samt i hvilken periode stipendiet udbetales. En evt. skattefritagelse afhænger af, hvilket land personen kommer fra og opholdets varighed.

    Stipendiet vil blive håndteret som enten skattefri eller skattepligtig B-indkomst (- arbejdsmarkedsbidrag). Indberetning til Skat vil ske automatisk via Statens Løn System, uanset om beløbet er skattefrit i Danmark eller ej.

    Udbetalinger konteres på art 529015 Eksterne stipendier

    Blanketter

    Eksternt finansierede stipendier (bilag 1)

    Ansøgning om skatteforhold

  • +

    Forskningsårsstuderende

    Der kan være tale om udbetalinger til både danske og udenlandske studerende. Forskningsåret har en varighed af højst 12 måneder. Senest 3 måneder efter udløbet af forskningsåret skal den studerende aflevere sin endelige rapport i 3 eksemplarer til ph.d.-kontoret på SUND-fakultetet.


    Der er ingen øvre grænse for stipendiet, men beløbet skal minimum være 10.000 kr.

    Det er muligt for den indskrevne at lade sig udstationere under forskningsåret. Der ydes ikke yderligere beløb i denne forbindelse.

    Det er en betingelse for at kunne blive forskningsårsstuderende, at den studerende sætter sit almindelige studie i bero under forskningsåret.

    Indberetning til Skat vil ske automatisk via SLS (lønsystemet)

     

    Blanketter

    Forskningsårsstuderende

    Ansøgning om skatteforhold

  • +

    Traineestipendier (dækning af opholdsudgifter til personlig fornødenheder, kost, logi og lommepenge)

    Der er tale om udbetalinger til udenlandske yngre kandidater (studerende med kandidat- eller Ph.d.-grad) med forskerambitioner, som ønsker at fremme forskerkarrieren ved for en periode at være tilknyttet et internationalt forskermiljø – evt. afsluttende med en ph.d. – grad. Kendetegnende er, at vedkommende ikke har et ansættelsesforhold i sit hjemland, ikke er indskrevet på et studie, har et ansættelseslignende forhold på AAU (må ikke være på prøve/ses an inden en evt. egentlig ansættelse på AAU).

    Der skal søges om skattekort hos Skattecenter Aalborg jf. blanketter og skrivelser på lønkontorets hjemmeside. På blanketten angives at der er tale om et ”Traineestipendie til udenlandsk yngre kandidat”.

    Ved tilknytning af traineestipendiater, der ikke kommer fra et EU/EØS-land skal der søges om opholds- og arbejdstilladelse (Nærmere oplysninger om opholds- og arbejdstilladelse fås ved henvendelse til HR-afdelingen).

    Udbetaling af stipendier betragtes som A-indkomst. Der skal tilbageholdes A-skat og AM-bidrag.

    Indberetning til Skat vil ske automatisk via SLS (lønsystemet).

    Max. 1 år.

    Udbetalingen konteres på art 529013 Traineestipendier

     

    Blanketter

    Tranieestipendier (Bilag 4)

    Ansøgning om skatteforhold 

HR-Afdelingen I Niels Jernes Vej 12, 1. sal I 9220 Aalborg Øst I hr@adm.aau.dk I  CVR. 29102384 I  EAN nr. 5798000417144