Procedurebeskrivelser og vejledninger

Procedure, Registrering af barsel - Fraværsmedarbejder og leder

Regler for søgekomitéer, shortlisting og bedømmelser

Rules for search committees, shortlisting and assessments 

Procedurebeskrivelse - shortlisting og bedømmelser (ved bedømmelsesudvalg)

Procedurebekrivelse - shortlisting og bedømmelser (ved fagkyndigt udvalg)

ENG: Vejledning fra Akademisk Råd til sammensætning af bedømmelsesudvalg. 

ENG: Skabelon til vurdering af eksterne medlemmer af bedømmelsesudvalget

ENG: Template, external members of assessment committee

SSH: Medforfattererklæring

SSH: Undervisningsportfolio

ENG, TECH, SUND: Undervisningsportfolio

Forhåndsdisponering for ferieåret 2023/2024

Procedure, Forhåndsdisponering og ændring af ferie 

• Bilag 1: Det skal du som leder og ferieregistrant vide om forhåndsdisponering af ferie ved AAU
• Bilag 2: Opmærksomhedspunkter ifm. barsel
   

Lukning af ferieåret 2022/2023

Procedure, Lukning af ferieåret 2022/2023

• Bilag 1: Det skal du som leder og ferieregistrant vide om restferie fra ferieåret 2022/2023
• Bilag 2: Skabelon til varsling af restferie 
• Bilag 3: Vejledning til registrering i SHR 

Særlige feriedage

Brøkafholdelse 

Ønsker medarbejderen at afholde en brøkdel af en dag, kan friheden udregnes i timer ved hjælp denne omregner eller af følgende formel:

Daglig arbejdstid (antal ugentlige arbejdstimer/5) x Brøkdel af dag som ønskes afholdt = antal timer til afholdelse.

Har en medarbejder 37 timer om ugen, og ønsker at afholde 0,5 særlig feriedag, kan der afholdes 37 timer/5 = 7,4 * 0,5 særlig feriedag = 3,7 timers fri. Dette svare til 3 timer og 42 minutter. (0,7*60 = 42).
Arbejder en medarbejder derimod 30 timer om ugen, kan der afholdes 30 timer/5 = 6 * 0,5 særlig feriedag = 3 timers fri.

Regler og procedure, Forfremmelsesprogram til professor ved AAU

Rules and procedures, Programme for Promotion to Professor at AAU

Procedure for valg til samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg

Standardforretningsorden for samarbejdsudvalg på AAU

Procedure for seniorordning med betalt frihed

Procedure for seniorordning med gradvis tilbagetrækning

Se under bedømmelse og shortlisting. 

​Få adgang til SHR, QV og andre systemadgange via denne blanket. 

Log ind på Statens HR fraværsløsning via følgende link. Gem link under favoritter.
 

FAQ - de mest stillede spørgsmål 

1) Skal sygefravær godkendes?
SVAR: Når fraværsregistrant skal raskmelde en medarbejder, ved at indsætte en slutdato på en sygdomsperiode, skal raskmeldingen godkendes af en anden fraværsregistrant. Når fraværsregistrant skal foretage ændringer i en sygefraværsperiode, som er registreret i SHR, skal ændringen godkendes af en anden fraværsregistrant.

Når der registres en start- og slutdato på samme tid i SHR, skal registreringen ikke godkendes. .

2) Hvordan registrerer jeg ferie for en medarbejder med under 8 timer om ugen?
SVAR: Alle deltidsansatte, herunder ansatte med under 8. timer om ugen, har deres arbejdstimer fordelt ligeligt på ugens 5 arbejdsdage. Når der skal registreres en uges ferie, skal saldoen ikke længere nedskrives, men ferien skal registreres fra mandag-fredag svarende til fuldtidsansatte. Se vedledning nedenfor "Vejledning, Registrering af ferie i SHR for ansatte under 8 timer - Fraværsmedarbejder" 

3) Hvordan registreres længerevarende delvist sygefravær?
SVAR: En sygefraværsperiode skal altid afsluttes efter fire uger indtil raskmelding. Perioden uden afslutning skal igen afsluttes efter fire uger, derpå sættes en ny sygefraværsperiode i gang uden afslutning, den afsluttes efter fire uger, der igangsættes en ny, der afsluttes efter fire uger og så fremdeles indtil raskmelding. Dette gør sig kun gældende ift. delvise forløb – ved det fulde sygefravær registreres blot uden afslutning. Timesedler skal journaliseres i WorkZone. 

4) Hvordan registreres 0 sygefraværstimer?
SVAR: Når der registeres sygefraværstimer under Avanceret tilstand, er det ikke muligt at skrive 0, da en registrering på 0 ikke vil gå igennem, når der klikkes på Afsend. Den pågældende linje, som udgør dagen, skal slettes. Se "Vejledning, Registrering af sygefravær i SHR - Fraværsmedarbejder" for nærmere information. 

5) Hvor registres sygefravær med refusion, som ikke omfatter længerevarende egen sygdom, §56 eller er graviditetsbetinget?
SVAR: Egen sygdom, §56 og graviditetsbetinget sygdom registreres i Statens HR. Anden form for sygefravær skal registreres manuelt som tidligere. Læs mere om regler for håndtering af sygefravær i AAU håndbogen.

6) En medarbejder fratræder. Hvad skal der gøres med deres resterende optjente dage på saldi?
SVAR: Alle medarbejderens saldi skal nedskrives til udbetaling, således at alle saldi ved ansættelsens afslutning går i 0. Procedure er beskrevet i ”Vejledning, Fratrædelse og nedskrivning af fraværsplaner”.

7) En medarbejder er syg under sin ferie, og har ret til erstatningsferie. Hvordan skal dette tastes i Statens HR?
SVAR: Der er lavet en grundig vejledning omhandlende erstatningsferie og de tilhørende regler. Denne findes længere nede på denne side med navnet ”Vejledning, Registrering af erstatningsferie”.

8) På hvilken ansættelse registreres fravær, hvis en medarbejder har flere ansættelser på AAU?
SVAR: Alt fravær skal altid registreres på den primære ansættelse. Vælg den primære ansættelse under "Ansættelsesforhold". 

9) Jeg har tastet fremtidigt fravær ind på en medarbejder, men det bliver ikke fratrukket saldo. Hvad skyldes dette?
SVAR: Optjeningsplanerne viser altid saldo ved udgangen af indeværende måned. Tryk på den specifikke fraværstype og sæt datoen frem i tiden, for at se den korrekte saldo for det valgte tidspunkt.

10) Jeg er nødt til at bruge et punktum i stedet for komma, når jeg skal skrive decimaler. Hvorfor?
SVAR: Din profil er sandsynligvis sat op til amerikansk standard, hvor punktum og komma bruges omvendt. I ”Vejledning, Selvbetjening – Kom godt i gang” er det beskrevet, hvordan dette ændres.

Procedurebeskrivelser og vejledninger til fraværsløsningen, statens Hr

Nedenstående fremgår det samlede vejledningsmateriale til fraværsløsningen.
 

SYGEFRAVÆR - FRAVÆRSMEDARBEJDERE

Vejledning, Registrering af sygefravær i SHR - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af barns 1. og 2. sygedag - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af sygefravær med refusion fra 1. sygedag (fleksjob, §56 eller graviditetsbetinget) - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af sygefravær for deltidsansatte

Vejledning, Registrering af sygefravær for deltidsansatte med arbejdstidsskema 

Vejledning, Få overblik over en medarbejders sygefravær i QlikView og beregning af forlængelser 

Vejledning, Opsætning af filtre i Arbejdslisten i Statens HR

FERIE - FRAVÆRSMEDARBEJDERE

Vejledning, Registrering af ferie i SHR - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af ferie i SHR for ansatte under 8 timer - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af erstatningsferie 

Vejledning, Registrering af ferie for deltidsmedarbejder med ugentlige fridage  

Vejledning,

Brøkafholdelse - særlige feriedage

Ønsker medarbejderen at afholde en brøkdel af en dag, kan friheden udregnes i timer ved hjælp denne omregner eller af følgende formel:

Daglig arbejdstid (antal ugentlige arbejdstimer/5) x Brøkdel af dag som ønskes afholdt = antal timer til afholdelse.

Har en medarbejder 37 timer om ugen, og ønsker at afholde 0,5 særlig feriedag, kan der afholdes 37 timer/5 = 7,4 * 0,5 særlig feriedag = 3,7 timers fri. Dette svare til 3 timer og 42 minutter. (0,7*60 = 42).
Arbejder en medarbejder derimod 30 timer om ugen, kan der afholdes 30 timer/5 = 6 * 0,5 særlig feriedag = 3 timers fri.

ØVRIGT:

Vejledning, Selvbetjening - Kom godt igang

Vejledning, Registrering af omsorgsdage og seniordage - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af seniorbonusdage - Fraværsmedarbejder

Vejledning, Registrering af fravær for personer med flere ansættelser

Self-Service - Getting started

Vejledning, Fratrædelse og nedskrivning af fraværsplaner
 

Procedurebeskrivelser
 

Procedure for sygemelding, raskmelding og delvis sygemelding - Fraværsmedarbejder

Procedure, Ansøgning om § 56 - Leder og Fraværsmedarbejder 

Procedure, Barnets 1. og/eller 2. sygedage - Fraværsmedarbejder 

Procedure, Graviditetsbetinget sygemelding - Fraværsmedarbejder

Søgekomitéer anvendes under visse betingelser i forhold til stillinger som tidsubegrænset adjunkt (tenure track), lektor og professor, hvis stillingen slås op efter 1. april 2021. 

Regler for søgekomitéer, shortlisting og bedømmelser

Rules for search committees, shortlisting and assessments 

Procedurebeskrivelse, søgekomitéer

Procedure, search committees

Vejledning målrettet søgekomité

Guide for search committees members 

Skabelon til afrapportering / Search committee report

Regler og procedure, Tenure track-ansættelse ved AAU

Rules and procedures, Tenure Track Employment at AAU