Baggrund

Efter flere års utilfredshed med og mistillid til HR-data, navnlig de centrale HR-systemer, samt generel uklarhed over det samlede HR-systemlandskab og tilstanden på egenudviklet systemarkitektur, blev HR-taskforcen nedsat i foråret 2023. HR-taskforcens opgave var at forstå de problemstillinger og systembegrænsninger, der eksisterer for HR-området på tværs af AAU, og på baggrund af dette udarbejde anbefalinger til fremtidige effektive arbejdsprocesser og eventuelle nødvendige ændringer i systemporteføljen. 

I december 2023 stod taskforcen klar med deres analyse og anbefalinger. Baseret på disse er der blevet igangsat tre projekter – herunder Projekt Klargøring og Forbedring. Dette projekt er et samarbejde på tværs af Fælles Service og har til formål at:

• rydde op i gamle HR-systemer og egenudviklede løsninger, samt påbegynde modning af organisationen til en kommende ny platform og processer
• sikre valide datasæt, der befinder sig i en sund tilstand, som er vasket og klargjort så de kan anvendes og betegnes som HR Masterdata for AAU

Det er i dette projekts regi at ScanPas og PDS nu skal udfases.

Beslutning

Et af de væsentlige fund fra HR-taskforcen er at Statens HR ikke tilbyder den funktionalitet eller procesunderstøttelse som AAU har behov for, og af denne grund er det gamle personalesystem ScanPas aldrig blevet udfaset, hvilket resulterer i en årlig økonomisk ekstraudgift. Samtidig udgør ScanPas en sikkerhedsmæssig risiko på baggrund af systemet alder. Udover dette så resulterer den parallelle kørsel af personalesystemer også i unødigt komplekse processer og megen dobbelt indtastning.

På baggrund af dette har styregruppen for Projekt Klargøring og Forbedring besluttet at udfase ScanPas. I denne forbindelse er det også nødvendigt at udfase den tilknyttede medarbejderprofil-platform PDS, da denne afhænger af data fra ScanPas.

Strategi

Til at udføre denne udfasningen arbejdes der tæt sammen på tværs af Fælles Service for at sikre en gnidningsfri transition, hvor hele organisationen kan udføre diverse arbejdsopgaver med så minimal påvirkning som muligt.

For at sikre tydelig kommunikation omkring udfasningen er denne hjemmeside blevet oprettet. På hjemmesiden kan der findes information om tidsplanen for udfasningen, migreringen af data og funktionalitet til nye værktøjer, vejledninger til disse nye værktøjer og hvem der kan kontaktes ved spørgsmål eller behov for hjælp.

Det er vigtigt at sige, at dette er en proces og at nye værktøjer i det daglige arbejde vil kræve tilvænning, samt at det kan vise sig, at der er funktionaliteter, som hen ad vejen skal justeres til. Der kan derfor løbende komme opdateringer til siden.