Det er universitetsledelsens ønske, at alle medarbejdere afvikler optjente feriedage i løbet af ferieafholdelsesperioden (1. september 2025 til 31. december 2026). Alle medarbejdere på AAU skal derfor planlægge deres ferie i god tid. Dette sker i henhold til Regler vedr. ferieafvikling ved Aalborg Universitet.

HR-afdelingen har udarbejdet en række hjælpeværktøjer og skabeloner, herunder et forslag til mailtekst til medarbejderne, et ferieaftaleskema og en ferieberegner. Alt materialet skal ses som inspiration, og I kan derfor tilpasse det, så det passer bedst muligt til jeres behov lokalt. 

Kravet er alene, at alle medarbejdere disponerer deres ferie, og at alle aftaler foreligger skriftligt. Afleverer medarbejderen ikke sine ferieønsker inden fristen, eller afleveres kun delvise ønsker, skal I som ledelse varsle de resterende feriedage til afholdelse, så I sikrer alt ferie holdes. Denne varsling skal også foreligge skriftligt. 

Eksempler på indhentning af ferieønsker/varsling
Nedenstående er tre forskellige eksempler på, hvordan ferieønsker kan indhentes. 

• Ferieønsker meldes tilbage i ferieaftaleskema. Når mailen til medarbejdernes sendes ud, vedhæftes ferieaftaleskemaet (i enten mail version eller som Word) samt ferieberegneren. Medarbejderne udfylder ferieaftaleskemaet med ferieønsker og sender retur. Medarbejderne kan bruge ferieberegneren som en hjælp til at udfylde skemaet, men den skal ikke sendes med retur.
• Ferieberegneren bruges som aftaleskema. Når mailen til medarbejdernes sendes ud, vedhæftes ferieberegneren. I ferieberegneren er der lavet en ekstra kolonne, hvor medarbejderen kan taste de konkrete feriedage som ønskes. Det er derfor i samme skema muligt at se, om medarbejderen anvender for mange dage, og ligeledes hvilke konkrete dage der ønskes. Ferieberegneren sendes retur til instituttet/afdelingen som svar på mailen.
• Ferieønsker meldes tilbage pr. mail uden brug af diverse skabeloner. Når mailen til medarbejderen sendes ud, vedhæftes ferieberegneren eller evt. blot link til hjemmesiden, hvor den kan findes. Medarbejderen besvarer mailen med en ny mail, hvor de skriver deres konkrete ønsker til ferie. Der anvendes ikke skabeloner eller beregningsværktøjer. Medarbejderen kan dog selv anvende ferieberegneren, hvis de har behov for det.  

I fastsætter selv fristerne for indmeldelse af ferieønsker. Det er dog vigtigt, at ferien forhåndsdisponeres, og I sikrer jeres mulighed for at varsle hovedferien til afholdelse, hvis medarbejderne ikke selv indmelder ferie. I bør derfor indhente ferieønsker senest den 1. februar 2026, så der er mulighed for at varsle sommerferie til afholdelse i god tid (frist på 3 måneder).

For nogle institutter/afdelinger giver det mening at indmelde ferieønsker to gange om året. En gang i efteråret 2025, hvor man melder alt ferie ind på nær sommerferien, og en gang i foråret, hvor sommerferien planlægges og meldes ind. Dette kan være en rigtig fin måde for nogle. Det er dog vigtigt, at I ved den første eller løbende ferieindmeldelser sikrer, at der er optjent og ”gemt” 3 ugers ferie til sommerferien (hovedferieperioden).  

Her er det vigtigt at være opmærksom på, at de sidste 2 x 2,08 feriedage først er optjent og klar til afvikling henholdsvis 1. august og 1. september. Medarbejderen har derfor kun optjent 20,8 feriedage ud af 25 feriedage i juli måned. Det er derfor ikke muligt for medarbejderen at disponere 10 dage frem til sommerferieperioden, hvis I også ønsker at sikre, at de har gemt 15 dage til juli måned. 

Dagene kan med fordel varsles til afholdelse på følgende tidspunkter i ferieåret 2025/2026 i prioriteret rækkefølge: 

• Uge 29, 30 og 31, 2026 (hovedferie)
• Den 22., 29., og 30. december 2025
• Den 2. januar 2026 (Lav-service dag)
• Den 14. maj 2026 (Lav-service dag)
• Uge 42, 2026

Varsles ferien først til afholdelse efter årsskiftet, kan dagene varsles på følgende tidspunkter: 

• Uge 29, 30 og 31, 2026 (hovedferie)
• Uge 42, 2026
• Uge 7 eller 8, 2024 (alt efter fysisk placering)

Det er også muligt at vælge at varsle ferien i andre perioder. I bør i denne forbindelse være opmærksom på følgende, når I fastlægger perioderne: 

• Medarbejderen har ret til at få placeret mindst fire ugers ferie inden for ferieåret (1. september 2025 til 31. august 2026). Ledelsen har derfor kun mulighed for at varsle maksimalt én uges ferie fra ferieåret 2025/2026 i perioden fra 1. september 2026 til 31. december 2026.
• Den varslede ferie er optjent på afholdelsestidspunktet. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at de sidste 2 x 2,08 feriedage først er optjent og klar til afvikling henholdsvis 1. august og 1. september. Medarbejderen har derfor kun optjent 20,8 feriedage ud af 25 feriedage i juli måned. Først den 1. september 2026 er der optjent fuld ferie, og derfor kan de sidste dage med fordel varsles til afholdelse i uge 42 2026. 
• Ved varsling af ferie skal I tage udgangspunkt i den ferie, som medarbejderen har optjent med løn ved AAU. Det er altså ikke muligt, at varsle ikke-optjent ferie til afholdelse. 

Det har tidligere været lederen, som skulle godkende ferieønskerne. Det er besluttet at ændre proceduren, så I lokalt har mulighed for at beslutte, hvem der skal godkende ferie hos jer. 

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at selvom lederen har mulighed for at delegere opgaven med at godkende ferie, kan lederen ikke delegere selve ansvaret. Det er forsat lederens ansvar at holde sig ajour med tjenestestedets ferieregnskab, således I ikke bliver forpligtiget til at udbetale restferie i slutningen af året. 

Har I en medarbejder som er eller skal på barsel i det kommende ferieår, så vær opmærksom på at få tænkt ferieplanlægningen ind i barselsplanen. Medarbejdere som går på barsel optjener forsat ferie, men er feriehindret under barslen. 

I forhold til overførsel af ferie er medarbejderen dog kun feriehindret, hvis medarbejderen er på barsel den 31. december 2026. Der er ikke særregler for overførsel, hvis medarbejderen har været på barsel i løbet af ferieåret, og derfor ikke har holdt alt sin ferie. Det er derfor vigtigt at lave en plan for, hvordan ferien skal afholdes efter barsel. 

Det er valgfrit, om medarbejderen forhåndsdisponerer de særlige feriedage nu. Har en medarbejder ikke afholdt sine særlige feriedage, og er tidspunktet for afholdelsen ikke fastlagt senest den 1. januar 2026, kan ledelsen varsle dagene afholdt med 1 måneds varsel. HR-afdelingen sender en reminder omkring dette i starten af 2026.