Samarbejdsorganisationen er en fællesbetegnelse for hele vores samarbejdsudvalgsstruktur på AAU. 

Iflg. Statens samarbejdsaftale er det afgørende, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen, herunder ledelses- og beslutningsstrukturen. 

Det er blandt andet et krav at der skal være oprettet et samarbejdsudvalg i enheder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af beskæftigede er mindst 25 og at der ved flere samarbejdsudvalg, skal oprettes et hovedsamarbejdsudvalg der er fælles for hele organisationen. 

På AAU 

For at vi kan afspejle ledelsesstrukturen på AAU, har AAU mange forskellige samarbejdsudvalg. 

AAU’s øverste samarbejdsudvalg hedder Hovedsamarbejdsudvalget.

Derudover er der samarbejdsudvalg på hovedområdeniveau: 

• Fakulteter (FSU)
• Fælles Service (FSA) 

Slutteligt er der lokale samarbejdsudvalg på hvert institut eller i hver afdeling (SU, SA mv.)

Du kan løbende følge med i AAU’s hovedsamarbejdsudvalgs (HSU) arbejde og drøftelser på HSU’s hjemmeside. 

På denne side lægges der løbende dagsordener op til de kommende møder samt referater fra møderne. 

Du kan også finde materialet dagsordenspunkter til HSU’s møder i WorkZone. 

Et samarbejdsudvalgsmedlem skal inden for de første 6 måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer.

Aalborg Universitet udbyder derfor 2 gange årligt et grundlæggende samarbejdsudvalgskursus i samarbejde med samarbejdssekretariatet.

Kurset henvender sig både til nyvalgte medlemmer, suppleanter, sekretærer samt andre med tilknytning til samarbejdsudvalg eller sammenlagte samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg.

Kurset tager udgangspunkt i statens samarbejdsaftale og formålet med kurset er at give deltagerne en grundlæggende forståelse for samarbejdsudvalgssystemet med fokus på de roller, som medlemmerne af samarbejdsudvalget har og udvalgets opgaver omkring mål og strategi. 

Du kan løbende finde udbudte samarbejdsudvalgskurser på plan2learn. 

Det vil oftest være sekretærens rolle at planlægge mødekalenderen for det kommende år. Det vil i de fleste tilfælde fremgå af forretningsorden, hvor mange møder der skal afholdes årligt. Det handler derfor om at fastlægge tidspunktet for afholdelse af de enkelte møder. I placeringen af møderne skal der tages højde for, hvornår de forskellige opgaver/punkter skal drøftes.

Information skal gives så tidligt, og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Det er derfor vigtigt, at punkterne ikke først ligger i årshjulet efter ledelsen har truffet beslutning om fx økonomien for det kommende år.

Til inspiration for fastlæggelsen, kan I overveje følgende spørgsmål, når I fastlægger tidspunkter til næste års møder: (Tag kun højde for dem, som har relevans for jeres udvalg) Jeg ved ikke, om nedenstående er for meget, eller om det kan gøres mere konkret, har du forslag? 

•  Hvornår gennemfører afdelingen/afdelingerne MUS? Og skal der ske drøftelse før eller efter?
• Hvornår gennemfører afdelingen/afdelingerne lønforhandlinger?
• Hvornår afsluttes 1. og 2. periodeopfølgning?
• Hvornår afsluttes årets budget? Det skal sikres, at samarbejdsudvalget får mulighed for at komme med bemærkninger inden det godkendes
• Hvornår ønsker I at trække sygefraværsdata
• Hvornår forventes APV processen gennemført i jeres afdeling? Og har I behov for at drøfte APV processen i udvalget inden, under eller efter?

Møderne bør ligeledes placeres hensigtsmæssigt i forhold til enhedens møder i arbejdsmiljøorganisationen og øvrige samarbejdsfora i enheden

• Hvornår ligger møderne i de over- og underliggende udvalg, fx FSU og HSU.
• Hvornår ligger møderne i arbejdsmiljøudvalget? (såfremt udvalgene ikke er slået sammen)

Når sager skal fremlægges på et samarbejdsudvalg, bliver de ofte præsenteret i en sagsfremstilling, hvis det er relevant. 

Sagsfremstillinger kan se meget forskellige ud. På AAU har rektorsekretariatet udarbejdet en skabelon til sagsfremstillinger, som anvendes til mange forskellige udvalg. Du kan finde skabelonen her.

Som sekretær for et samarbejdsudvalg er det ofte din opgave at tage og skrive referat fra møderne. 

Der kan være forskel på typen af referat, som skal skrives. 

Det er op til det enkelte udvalg at beslutte hvilken type referat som ønskes, og det vil normalt fremgå af forretningsordenen. 

Eksempler

Herunder følger nogle eksempler på typer af referater som anvendes i fx Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg i Fælles Service (FSA), Personelapolitisk Udvalg (PPU) og i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU).

Der kan fx være tale om diskussionsreferater. Disse anvendes blandt andet i HSU. Se eventuelt eksempler på disse på HSU’s hjemmeside. 

Der kan også være tale om beslutningsreferater. Der kan være tale om både korte beslutningsreferater og længere beslutningsreferater. 

Se eksempel på kort beslutningsreferat på PPU’s hjemmeside (nederst på HSU’s hjemmeside) 

Se eksempel på lidt længere beslutningsreferat på FSA’s hjemmeside.

Dagsordener, sagsfremstillinger og referater fra samarbejdsudvalgsmøder skal journaliseres i WorkZone. 

I WorkZone anvendes sagsgruppe 234 – Lokale Samarbejdsudvalg. 

Bemærk, at der er en særlig sagsgruppe til hovedsamarbejdsudvalget (232) samt til udvalg og arbejdsgrupper under hovedsamarbejdsudvalget (233). 

Se mere om regler for journalisering af dagsordener og referater mv. her. 

Når samarbejdsudvalget ønsker en ny struktur af udvalget (fx størrelse, repræsentantskab, sammenlægning e.l.), eller der sker organisatoriske ændringer som giver anledning til en ny struktur eller et nyt udvalg, skal ledelsen indkalde de forhandlingsberettigede organisationer i afdelingen til en forhandling.

Organisatoriske forandringer
Når der sker organisatoriske ændringer, skal det afklares om SU-strukturen kan forblive den samme, eller om forandringen giver anledning til ændring. Det er afgørende, at SU-strukturen matcher ledelsesstrukturen for at fastholde drøftelser på det niveau, hvor der er beslutningskompetence. En evt. ændring af SU-strukturen afhænger af, om det nye arbejdssted får selvstændig ledelsesfunktion og mindst 25 ansatte. Ved enheder med færre end 25 medarbejdere kan der ved lokal aftale oprettes et samarbejdsudvalg. Hvis der ikke oprettes et lokalt samarbejdsudvalg, skal der stadig arbejdes efter de principper, der er beskrevet i samarbejdsaftalen.

Indkaldelse 
Indkaldelsen til forhandlingen skal sendes pr. mail til de lokale tillidsrepræsentanter. Er der ikke en lokal tillidsrepræsentant sendes indkaldelsen til hovedorganisationen. Indkaldelsen bør indeholde en begrundelse for indkaldelsen samt en oversigt over de inviterede.  

Inden mødet
Ledelsen bør inden mødet forberede et oplæg til forhandling, fx en præsentation af den ønskede struktur. Herefter vil ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationer på mødet drøfte udspil og afslutningsvis indgå aftale om organisering (antal pladser til medarbejdersiden og ledelsessiden). Der er ikke noget krav om, at antallet skal være lige mellem ledelses- og medarbejderrepræsentanter.

Efter mødet
Når der er lavet en aftale om strukturen, går medarbejdersiden og ledelsessiden hver til sit og udpeger deres kommende repræsentanter efter nedenstående procedure.

Den ansvarlige leder på instituttet/afdelingen er formand for samarbejdsudvalget. Formanden udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt evt. suppleanter for disse.

Medarbejderrepræsentanter og suppleanter herfor udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter (vores lokale tillidsrepræsentanter). Er der oprettet et nyt udvalg tager de forhandlingsberettigede organisationer selv initiativ til at vælge nye medarbejderrepræsentanter.

Ved nyvalg til eksisterende udvalg anmoder udvalget (typisk udvalgssekretæren) ved valgperiodens afslutning de forhandlingsberettigede organisationer om at sætte en udpegningsproces i gang. Anmodningen skal sendes pr. mail til de lokale tillidsrepræsentanter. Det er herefter de forhandlingsberettigede organisationers opgave, inden udløbet af udpegningsperioden, at blive enige om, hvem der er medarbejdersidens repræsentanter for den nye periode. Dette sker på baggrund af den allerede fastlagte sammensætning i udvalget.

Medarbejderrepræsentanterne skal som udgangspunkt vælges blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter ansat i den pågældende enhed, foretages udpegningen blandt enhedens øvrige medarbejdere. Dette vil typisk være tilfældet på SU/SA-niveau.

Det er vigtigt, at et SU-medlem repræsenterer alle medarbejdere i enheden, og pladserne, som er dedikeret til SU-medlemmer, bør derfor i udgangspunktet søges besat af enhedens egne medarbejdere. Enhederne kan i denne forbindelse tilbyde de forhandlingsberettigede organisationer at være behjælpelige med at finde SU-medlemmer til de lokale SU/SA. Dette kan fx ske ved, at de lokale enheder afholder internt valg til SU, på samme måde som der afholdes valg til AMR. De valgte repræsentanter sendes herefter til godkendelse hos enhedens forhandlingsberettigede organisationer, som herefter foretager den endelige godkendelse af de valgte. Det er vigtigt, at den valgte fremgangsmåde aftales med de forhandlingsberettigede organisationer (tillidsrepræsentanterne).

Valg af arbejdsmiljørepræsentanter 

På Aalborg Universitet er der i marts hvert 3. år (2025, 2028 osv.) valg af nye arbejdsmiljørepræsentanter.

Arbejdsmiljørepræsentanten kan have en direkte plads i afdelingens SA. Dette afhænger dog af, hvad udvalget internt har besluttet. Det kan eksempelvis være besluttet, at der er to AMR-pladser i udvalget, men fem AMR i instituttet/afdelingen. Her vælger arbejdsmiljørepræsentanterne blandt sig, hvordan pladserne fordeles eller lader det være op til medarbejderne.

Forretningsorden definerer, hvor mange møder der skal holdes om året, og hvornår de skal holdes. Møderne skal planlægges, så de tager højde for en rettidig drøftelse af de lokale forhold på jeres arbejdsplads. Det kan være budgetforslag, resultatkontraktopfølgning eller -indgåelse, eller gennemførsel af MUS.  Man kan også indkalde til ekstraordinære møder, hvilket kan være hensigtsmæssigt at have en procedure for.

Alle medlemmer skal have mulighed for at møde op velforberedte. Det er nødvendigt, for at I kan have en god og konstruktiv dialog. Forretningsordenen kan være med til at sikre dette ved at beskrive, hvordan dagsordner udformes, hvad de faste dagsordenspunkter er, og hvornår dagsordenen og bilag skal være sendt til medlemmerne.

Forretningsordenen skal også sikre, at alle er orienteret, om hvad der sker i udvalget. Derfor skal der være regler om godkendelsesprocedurer af referater, og om hvornår der er frister for at sende referaterne ud til medlemmerne. Forretningsordenen kan også beskrive, hvordan sekretæren udpeges/vælges, og hvordan anden information end referater, der kommer fra udvalget, kan håndteres af medarbejderne.

Samarbejdsudvalget har jf. samarbejdsaftalens § 5 en række særlige opgaver og emner, som de skal drøfte:

• Mål, strategi og økonomi
• Kompetenceudvikling
• Forskelsbehandling og ligebehandling
• Medarbejdertilfredshed (trivselsmålingen som laves hvert 2. år)
• Arbejdsrelateret stress
• Krænkende handlinger

Som supplement til de opgaver, som samarbejdsudvalget skal drøfte, skal samarbejdsudvalget behandle øvrige relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der har betydning for arbejdspladsen. Det er op til det enkelte samarbejdsudvalg at vurdere, hvilke emner der er særligt relevante og hvordan drøftelsen/behandlingen af emnet sker. Det kan fx være:

Arbejds- og personaleforhold

• Med henblik på at skabe en attraktiv og effektiv arbejdsplads og motiverede medarbejdere, der arbejder for at indfri institutionens mål, er det hensigtsmæssigt, at samarbejdsudvalget drøfter arbejds- og personaleforhold, som hører under ledelsesretten,
• Det kan fx være work-life-balance, sygefraværsstatistikker

Tillid, samarbejde og trivsel 

• Samarbejdsudvalget har en central rolle i at sikre, at arbejdspladsen har et godt psykisk arbejdsmiljø, som er præget af tillid og samarbejde og som er med til at skabe rum for faglighed og kvalitet i opgavevaretagelsen.
• Samarbejdsudvalget kan for at fremme eventuelle initiativer og indsatser koordinere med arbejdsmiljøorganisationen, hvis ikke samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget er slået sammen.

Omstilling på arbejdspladsen

• Samarbejdsudvalget har en central rolle i at drøfte og sikre en positiv tilgang til forandringer. Det kan fx være:
• Konsekvenserne af afdelingens økonomi, arbejdstilrettelæggelse, personalebehov og kompetenceudvikling.
• En plan for omstillingsprocessen, herunder fx kommunikation til afdelingen/instituttet, forhold vedrørende implementering samt håndtering af konsekvenserne.

Samarbejdsudvalget skal være orienterede om og drøfte budgetforhold og økonomi. Det er derfor vigtigt, at dette indgår i udvalgets årshjul, så der er en fast plan for behandlingen.

Ledelsen skal informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i økonomien. Det er særlig vigtigt, at ledelsen orienterer om budgetterede og afholdte udgifter, der har tilknytning til arbejds- og personaleforholdene fx lønsum, over- og merarbejde og kompetenceudvikling.

Økonomidrøftelserne kan deles op i 3 dele. Budgetdrøftelse, løbende opfølgninger og årsresultatet.

Budgetdrøftelserne igangsættes i løbet af efteråret. Det er vigtigt, at samarbejdsudvalget drøfter budgettet så tidligt, at samarbejdsudvalgets kommentarer kan komme i betragtning inden der træffes endeligt afgørelse og budgettet for det kommende år. Sekretæren kan med fordel følge op med økonomipartneren ift. frister osv. for budgetåret.

Samarbejdsudvalget skal løbende orienteres, hvis der sker forhold som får betydning for økonomien. Uanset om der sker store ændringer eller ej, kan det være en god ide løbende at have budgettet på dagsordenen.

I starten af et nyt kalenderår bør samarbejdsudvalget orienteres om det endelige årsresultat, samt betydningen for det kommende år.

Jf. samarbejdsaftalens §2 skal Samarbejdsudvalget jævnligt evaluere sit arbejde, med henblik på at sikre, at samarbejdet kvalificeres og målrettes.

Der er ikke et krav til, hvordan denne evaluering skal foregå. Samarbejdssekretariatet har, som et tilbud til samarbejdsudvalgene, udviklet et værktøj at gennemføre evaluering af samarbejdsudvalgets arbejde. Dette værktøj findes på Samarbejdssekretariatets hjemmeside: Evalueringsværktøj - Samarbejdssekretariatet

Til inspiration kan anvendes HSU’s evalueringer fra de seneste år. Her er dog brugt et gammelt værktøj udarbejdet af Samarbejdssekretariatet.   

Samarbejdsudvalget skal med udgangspunkt i en vurdering af arbejdspladsens strategiske mål og behov for strategisk kompetenceudvikling:

• Fastlægge principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats i afdelingen
• Drøfte behovet for at iværksætte udviklingsplaner for hele afdelingens, enkelte team eller grupper
• Fastlægge retningslinjer for afholdelse af MUS og opfølgninger herpå.

På AAU er der udarbejdet principper for kompetenceudvikling. Kompetenceudvikling skal drøftes årligt i det lokale samarbejdsudvalg ud fra et bagudrettet og fremadskuende perspektiv.

Afdelingerne og institutterne fastlægger sammen med de lokale samarbejdsudvalg de konkrete mål for afdelingens/instituttets kompetenceudvikling på baggrund af de eksisterende strategier, fremtidige mål og opgaver.

HR-afdelingen har udarbejdet inspiration til, hvordan man arbejder strategisk med kompetenceudvikling. Siden findes her: Kom godt i gang med at arbejde strategisk med kompetenceudvikling - Aalborg Universitet

Er udvalget ikke et sammenlagt udvalg, er det vigtigt at få lavet et godt samarbejde til arbejdsmiljøorganisationen. Det kan fx være ved faste årlige fællesmøder.

Flere områder omkring trivsel og psykisk arbejdsmiljø skal behandles i begge udvalg. Sammenlagte udvalg vil derfor også tage del i APV-processen og den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Derudover skal det sammenlagte udvalg også planlægge, lede og koordinere samarbejde om sikkerhed og sundhed. Udvalget skal forestå de nødvendige aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici.

APV-årshjul: APV Årshjul - Aalborg Universitet

AAU’s arbejdsmiljøorganisation: Udvalg og politikker - Aalborg Universitet

Hvis du overvejer at lægge samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene sammen, har Samarbejdssekretariatet udarbejdet en folder med inspiration og gode råd til sammenlægning af samarbejdsudvalg i arbejdsmiljøudvalg. 

Folderen hjælper dig med at stille de rigtige spørgsmål før du beslutter dig og giver inspiration og råd til blandt andet; 

• Skal vi sammenlægge samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget?
• Hvordan får vi en god proces for sammenlægningen?
• Inspiration til en virksomhedsaftale, som lever op til kravene.

Når du har besluttet dig for at sammenlægge dit samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg kræver det, at du indgår en aftale med de forhandlingsberettigede organisationers, som repræsenterer medarbejderne på det område aftale skal dække. 

Aftalen er en såkaldt virksomhedsaftale, og der gælder nogle særlige regler for indholdet i denne aftale. Blandt andet skal den opfylde minimumskravene fastsat i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed. Du kan finde en skabelon til en virksomhedsaftale ovenfor. 

Samarbejdssekretariatet har udarbejdet en vejledning om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. 

Vejledningen gennemgår hvilke regler og krav der gælder hvis statslige arbejdspladser ønsker at indgå en virksomhedsaftale og hvad en virksomhedsaftale skal indeholde og hvad du bør overveje. 

Vi anbefaler at du læser denne vejledning før du begynder at udforme virksomhedsaftale. 

Du kan søge råd, vejledning og sparring i HR-afdelingen, om sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg.