Det er jf. AAU-reglerne om forhåndsdisponering universitetsledelsens ønske, at alle medarbejdere afvikler optjente særlige feriedage i løbet af et ferieår. Ferieåret for særlige feriedage løber fra 1. maj til 30. april året efter. Ledelsen er derfor forpligtiget til løbende at holde sig ajour med tjenestestedets ferieregnskab, og sikre at alle særlige feriedage fra ferieåret er afholdt senest den 30. april.

Nej, det gør de ikke. Særlige feriedage optjenes i kalenderåret og kan afholdes fra 1. maj året efter. Det vil sige, at det er dage som er optjent i kalenderåret 2024, som skal afholdes i perioden fra 1. maj 2025 til 30. april 2026. Medarbejderen optjener 0,42 særlige feriedage pr. måneds ansættelse.

Du kan finde et overblik i Fraværsrapporten i Power BI. I menuen til venstre skal du vælge Ferie – Feriesaldo – Daglig optjening. I menuen til højre vælger du datoen 30-04-2026 og fraværsplanen ”Særlige feriedage, rest i nuværende ferieår”. Forskellen fra den almindelige ferie er, at man i denne rapport ikke kun ser de medarbejdere som har restferie, men i stedet ser saldoen for alle, også de som har 0 dage i rest.

Ønsker medarbejderen at afholde en brøkdel af en dag, kan friheden udregnes i timer ved hjælp af omregneren eller af følgende formel:

Daglig arbejdstid (antal ugentlige arbejdstimer/5) x Brøkdel af dag som ønskes afholdt = antal timer til afholdelse.

Har en medarbejder 37 timer om ugen, og ønsker at afholde 0,5 særlig feriedag, kan der afholdes 37 timer/5 = 7,4 * 0,5 særlig feriedag = 3,7 timers fri. Dette svare til 3 timer og 42 minutter. (0,7*60 = 42).
Arbejder en medarbejder derimod 30 timer om ugen, kan der afholdes 30 timer/5 = 6 * 0,5 særlig feriedag = 3 timers fri.

Har medarbejderen ikke afholdt sine særlige feriedage kan ledelsen varsle dagene afholdt med 1 måneds varsel. Tilgodehavende hele dage kan alene varsles afholdt i hele dage. Har medarbejderen derimod kun optjent en brøkdel af en særlig feriedag, fx 0,82 dag, kan denne varsles til afholdelse som en brøkdel. Du kan se et forslag til en varslingsmail her.

• Overførsel af ferie: Ikke afholdte særlige feriedage kan overføres efter aftale mellem medarbejder og leder. Aftales det, at en medarbejder overfører feriedage til det efterfølgende ferieår, er det vigtigt at være opmærksom på, at feriedagene skal forhåndsdisponeres ifølge AAU regler om forhåndsdisponering.
• Udbetaling af ferie: Er de særlige feriedage ikke afholdt, og er der ikke indgået aftale om overførsel, skal dagene udbetales til medarbejderen. Dette kræver ikke en aftale.

Optjenings- og afholdelsesperiode for de særlige feriedage er adskilt, hvorimod de alm. feriedage optjenes samtidig med de skal afholdes.

Særlige feriedage kan ikke gå tabt, hvis de ikke er afholdt. Er dagene ikke afholdt den 30. april, og er der ikke indgået aftale om overførsel skal ferien udbetales. Dette gælder uanset hvor mange dage der er holdt, og hvor mange dage der er til rest.

Tilgodehavende hele dage kan alene varsles afholdt i hele dage. Har medarbejderen derimod kun optjent en brøkdel af en særlig feriedag, fx 0,82 dag, kan denne varsles til afholdelse som en brøkdel.

Du kan læse mere om særlige feriedage i AAU håndbogen.